Cliëntenonderzoek
Cliëntonderzoek (KYC procedure), UBO-onderzoek en melding “ongebruikelijke transacties”
Op grond van de Verordening op de advocatuur zijn wij verplicht om ons te vergewissen van uw identiteit. Dat betekent, onder meer, dat wij inzage in uw identiteitsbewijs kunnen verlangen en/of dat wij een uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel zullen opvragen. Daarnaast zullen wij in voorkomend geval nader onderzoek dienen te doen ter voorkoming van betrokkenheid bij onwettige activiteiten en naleving van sanctieregelingen, ook bij werkzaamheden die niet onder de, hierna aan de orde komende, Wwft vallen.
Nederland heeft voorts de Wet ter bestrijding van witwassen en financieren van terrorisme (“Wwft”) aangenomen, ter uitvoering van de witwasrichtlijn van de EU en Richtlijn inzake politiek prominente personen (2006/70/EU). De Wwft legt verplichtingen op aan alle advocaten om, onder omstandigheden, hun cliënten te identificeren en om melding te maken van zogenaamde “ongebruikelijke transacties”:
Wanneer wij u bijstaan in een procedure, of u advies geven voor, tijdens en na een procedure, of over het instellen of vermijden van een procedure, geldt een vrijstelling van de Wwft en gelden geen nadere identificatie- of meldingsverplichtingen.
Wanneer u echter onze medewerking vraagt in verband met de aan- of verkoop van registergoederen, het beheer van gelden, effecten e.d., de oprichting of het beheer van vennootschappen, rechtspersonen of soortgelijke lichamen, de aan- of verkoop van vennootschappen, werkzaamheden op fiscaal gebied, het vestigen van hypotheekrechten zonder bijbehorende eigendomsoverdracht, of het optreden in uw naam en voor uw rekening bij een financiële of onroerend goed transactie vereist de Wwft dat Fairway de identiteit van haar opdrachtgever verifieert, diens activiteiten beoordeelt, diens uiteindelijke eigenaren (“UBO”) identificeert, alsook in voorkomend geval de bron van hun vermogen, alvorens diensten aan de opdrachtgever te verlenen.
Voorts zullen wij de uiteindelijke belanghebbende (Ultimate Beneficiary Owner of UBO) van onze opdrachtgever moeten identificeren en verifiëren en beoordelen of onze opdrachtgever en/of diens UBO kwalificeert als een zogeheten "Politiek Prominent Persoon" (PEP).
Fairway zal daartoe een uittreksel uit het UBO register opvragen.
Op dit moment is door de uitspraak van het Hof van Justitie het UBO-register niet benaderbaar voor advocaten. Wij kunnen dus op dit moment geen gebruik maken van deze faciliteit.
Maar daarnaast dienen wij zelfstandig onderzoek te doen. Daarom dient u ons de door ons in dit verband nader te vragen informatie te verschaffen en ons – uit eigen beweging – te informeren indien er iets wijzigt met betrekking tot de UBO(‘s).
Fairway mag géén zakelijke relatie aangaan in de zin van de Wwft als u wél onder de UBO-registratieplicht valt, maar daaraan (nog) niet heeft voldaan.
Op dit moment geldt een tijdelijke regeling vanwege achterstanden bij de Kamer van Koophandel. Zo lang de tijdelijke regeling geldt, mag Fairway een zakelijke relatie met u aangaan als u kan aantonen dat de UBO-opgave is gedaan en de bewijsstukken aan Fairway zijn verstrekt. Daarbij dient u ons te informeren zodra de UBO-registratie is voltooid.
Als wij constateren dat de UBO niet correct is geregistreerd, hebben wij op grond van de Wwft een terugmeldplicht aan het Handelsregister. Een terugmelding hoeft niet plaats te vinden als u de discrepantie wegneemt of zelf zorgdraagt voor registratie van de juiste informatie in het UBO-register.
De vaststelling en verificatie van de identiteit van natuurlijke personen geschiedt door middel van een geldig identiteitsbewijs, bij voorkeur een paspoort of identiteitskaart. In voorkomend geval kan identificering ook online geschieden. Wij zenden u daar dan nadere informatie en instructies over in een aparte e-mail.
Ter voorkoming van misverstanden en vertragingen wijzen wij u erop dat, indien in voorkomend geval een cliënt- en UBO-onderzoek in het kader van de Wwft moet worden uitgevoerd, wij met onze dienstverlening niet mogen beginnen voordat wij dit onderzoek hebben afgerond en wij onze bijstand niet zullen mogen verlenen indien het onderzoek niet kan worden afgerond.
Indien onze dienstverlening onder het bereik van de Wwft valt, dienen wij voorts te beoordelen of sprake is van een mogelijk (voorgenomen) ongebruikelijke transactie. Ook gedurende de relatie met u als cliënt zullen wij blijven moeten monitoren op het zich voordoen van ongebruikelijke transacties. Indien wij menen dat sprake is van een ongebruikelijke transactie, zijn wij verplicht daarvan melding te maken bij de Financial Intelligence Unit -Nederland (FIU). Indien wij tot een dergelijke melding overgaan, mogen wij u daarvan op grond van de Wwft geen mededeling doen (het zogenaamde “tipping off-verbod”).
Indien u verdere vragen heeft of nadere informatie wenst over onze verplichtingen onder de Wwft, kunt u ons natuurlijk steeds daarover benaderen.
Een afdrukbare versie van dit document kunt u hier downloaden.